Der Vertrag zwischen Unternehmen und Ombudsmann sollte als Vertrag mit Schutzwirkung zugunsten Dritter (der Hinweisgeber) ausgestaltet werden. Dadurch entsteht kein Mandatsverhältnis mit dem Hinweisgeber. Berechtigter aus dem Vertrag ist ausschließlich das Unternehmen, in dessen Interesse der Rechtsanwalt tätig wird.
Wir empfehlen, dass das Unternehmen unwiderruflich auf sämtliche Auskunftsansprüche gegenüber dem Vertrauensanwalt verzichtet und sich verpflichtet, keine eigenen Versuche zu unternehmen, die Identität des Hinweisgebers zu ermitteln.
In dieser Gestaltung liegt unserer Auffassung nach die besondere Chance eines externen Hinweisgebersystems und der Vorteil gegenüber einer Inhouse-Lösung. Erfahrungsgemäß erhöht die Garantie potenzieller Anonymität die Akzeptanz eines Hinweisgebersystems. Darüber hinaus wäre es nach unserer Auffassung auch datenschutzrechtlich problematisch, wenn nach außen der Anschein der Vertraulichkeit erweckt würde (wie sie üblicherweise bei der Kontaktaufnahme mit einem Rechtsanwalt erwartet wird), diese aber nicht umfassend sichergestellt wird.
Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass Hinweisgeber großen Wert auf den persönlichen Kontakt und das Vertrauen zum Anwalt legen. Bedenken von Hinweisgebern, etwa als Zeuge in einem gerichtlichen Verfahren zur Verfügung zu stehen, werden oft durch ein persönliches Gespräch im Interesse des Unternehmens überwunden.