Der erste Schritt bei der Bearbeitung der Hinweise ist, sie zu analysieren und zwischen relevanten und nicht relevanten Hinweisen zu unterscheiden. Es ist vorab zu definieren, welche Hinweise in das Aufgabengebiet des Ombudsmanns fallen. In jedem Fall gehört strafrechtlich sanktioniertes Verhalten zu den Aufgaben. Es empfiehlt sich, die Hinweise auch auf Verstöße gegen interne Compliance-Richtlinien auszudehnen, um dafür zu sorgen, dass auch das strafrechtlich zulässige Vorfeld nicht betreten wird.
Hinweise, die nicht in den Zuständigkeitsbereich des Vertrauensanwalts fallen (allgemeine Beschwerden usw.), sind an die jeweils zuständigen unternehmensinternen Stellen zu verweisen.
Erfahrungsgemäß können Hinweise in einer kleineren, spezialisierten Kanzlei effizient bearbeitet werden, da stets ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung steht.
Erfordert ein Hinweis keine Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgeber (beispielsweise ein anonymer Brief mit konkreten Beschuldigungen), besteht die Herausforderung für den Compliance-Vertrauensanwalt im Wesentlichen darin, den Datenschutz zu wahren.
Am wichtigsten – wenn auch in der Praxis selten – sind Hinweise, bei denen der Hinweisgeber sowohl Wert auf Anonymität als auch auf persönliches Feedback legt. In diesem Fall ist eine direkte Kontaktaufnahme der beste Weg, um im Interesse des Unternehmens möglichst umfassende Informationen zu erhalten.
Erfahrungsgemäß erfolgt die erste Kontaktaufnahme durch Hinweisgeber meist über Telefonanrufe oder E-Mails. Auch ist es möglich, ein Internet-Formular zur Übermittlung der Hinweise zu verwenden.
Die Kommunikation erfolgt dabei in der Regel im Rahmen des allgemeinen Rechtsanwaltsbetriebs. Hinweisgeber haben ein hohes Vertrauen in die Datensicherheit und Vertraulichkeit einer auf Strafrecht und Wirtschaftsstrafrecht spezialisierten Rechtsanwaltskanzlei.
Möglich ist es aber auch, einen eigenen Internetauftritt einzurichten. Der Internet-Auftritt ist dabei an das Compliance-Konzept und die Datenschutzrichtlinien des Unternehmens anzupassen. Ebenfalls ist es möglich, den Internetauftritt in die Webseite des Unternehmens zu integrieren oder eine gesonderte Seite zu erstellen.
Wenn sich ein Hinweis als stichhaltig darstellt, werden die Informationen im persönlichen Kontakt mit dem Hinweisgeber aufgearbeitet. Dabei wird auf Wunsch dessen Anonymität gewahrt. Gleichzeitig werden dem Unternehmen präzise und werthaltige Informationen zur Verfügung gestellt, die es ermöglichen, eine unternehmerische Handlungsentscheidung zu treffen.
Neben dem Inhalt des Hinweises wird in dem Bericht an das Unternehmen in geeigneten Fällen eine Einschätzung über die Stichhaltigkeit der Beweismittel sowie über die Glaubwürdigkeit des Hinweisgebers gegeben.
Es werden in der Regel die (straf-)rechtlichen Rahmenbedingungen eines Hinweises dargestellt. Dabei werden Handlungsoptionen aufgezeigt. Bestehen keine zwingenden gesetzlichen Vorgaben, ist es Sache des Unternehmens, im Einzelfall zu entscheiden, ob beispielsweise eine Strafanzeige erfolgen soll. Leitlinien für derartige Entscheidungen sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen (insbesondere Strafrecht, Arbeitsrecht, Vergaberecht, Kartellrecht und Datenschutzrecht), aber auch die Risiken und Chancen einer öffentlichen Diskussion.
Kommt es zu einer Strafanzeige, steht der Vertrauensanwalt im Einzelfall als Ansprechpartner für die staatlichen Ermittlungsbehörden zur Verfügung. Dabei können weitere Ermittlungsansätze eruiert und koordiniert werden.
Die Hinweise werden anhand eines vorab definierten Zuständigkeitssystems an die unternehmensinternen Stellen weitergeleitet. Es empfiehlt sich, vorab einen Ansprechpartner des Unternehmens für den Ombudsmann festzulegen.