Wenn ein Unternehmen einen externen Vertrauensanwalt zur Korruptionsbekämpfung bestellt, wird ein Vertrag abgeschlossen, der den Tätigkeitsbereich des Ombudsmanns genau definiert. Insbesondere ist im Vorfeld zu klären, welche Hinweise in die Zuständigkeit des Compliance-Vertrauensanwalts fallen. Dieser Vertrag orientiert sich in der Regel an den Compliance-Richtlinien, die in den meisten Unternehmen bereits bestehen.
Die rechtliche Einordung des zivilrechtlichen Vertragsverhältnisses zwischen Unternehmen und Compliance-Vertrauensanwalt ist nicht ganz unumstritten. Sie hängt auch von der individuellen Gestaltung ab. Sicher ist jedoch, dass der Vertrag ausschließlich zwischen dem Unternehmen und dem Rechtsanwalt geschlossen wird. Der Hinweisgeber wird durch diesen Vertrag als „Dritter“ geschützt.
Der Vertrauensanwalt nimmt grundsätzlich sowohl interne als auch externe Hinweise entgegen. Das bedeutet, dass sich nicht nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens an die Vertrauensperson wenden können. Auch Geschäftspartner und andere Personen, die außerhalb des Unternehmens tätig sind, kommen als Hinweisgeber in Betracht, wenn sie sachdienliche Informationen mitteilen können.
Amnestieangebote werden durch den Vertrauensanwalt in der Regel nicht unterbreitet. Allerdings bietet das System des Ombudsmanns gerade die Möglichkeit, effizient Missstände zu beseitigen, ohne dadurch „selbst in die Schusslinie zu geraten“. Gerade Hinweisgebern, die bereits selbst die Grenze zur Strafbarkeit überschritten haben, eröffnet eine Kontaktaufnahme mit dem Vertrauensanwalt häufig neue Handlungsspielräume.
Ein Anreizsystem für Hinweise stellen die meisten Unternehmen nicht zur Verfügung. Das bedeutet, dass grundsätzlich kein Geld für Hinweise bezahlt wird. In besonderen Konstellationen sind jedoch Ausgleichszahlungen denkbar, falls ein Hinweisgeber durch das Aufdecken von Misständen persönliche und finanzielle Nachteil erleidet.
Es empfiehlt sich, für derartige Fälle im Vorfeld Verfahrensregeln zu entwickeln.
Der Vertrauensanwalt ist nicht zur Weitergabe von Informationen an andere Stellen, als diejenigen, die im Unternehmen vorgesehenen sind, befugt. Auch nicht auf ausdrücklichen Wunsch des Hinweisgebers.