Auftrag, Vertrag und klare Zuständigkeiten
Der Vertrag mit der Organisation legt fest, was der externe Vertrauensanwalt übernimmt. Die Information an Hinweisgeber muss genau zu diesem Auftrag passen.
Wer ist Mandant?
Im klassischen Ombudsmodell beauftragt die Organisation den Rechtsanwalt. Hinweisgeber werden in den vertraglichen Schutz einbezogen, ohne dass allein durch ihre Meldung ein eigenes Mandat entsteht. Dazu gehören klare Regeln darüber, welche Auskünfte die Organisation erhält und wie die Identität einer meldenden Person geschützt wird.
Die meldende Person darf deshalb nicht den Eindruck erhalten, der Ombudsmann vertrete zugleich ihre persönlichen Ansprüche gegen die Organisation. Interessenkonflikte sind vor und während der Bearbeitung zu prüfen.
Welche Aufgabe übernimmt die Kanzlei?
- Vertrauensstelle: vertrauliche Entgegennahme, rechtliche Bewertung und vereinbarte Weitergabe von Hinweisen.
- Teil des Meldeverfahrens: einzelne Aufgaben mit eindeutig geregelter Übergabe an die zuständige interne Meldestelle.
- Interne Meldestelle durch einen externen Dritten: Übernahme der vereinbarten gesetzlichen Aufgaben einschließlich Prüfung, Folgemaßnahmen und Rückmeldung.
Eine bloße Umbenennung in „Ombudsmann“ erfüllt keine gesetzlichen Pflichten. Entscheidend sind das eingerichtete Verfahren, die Fachkunde, die Unabhängigkeit und die tatsächliche Aufgabenverteilung.
Was vor dem Start geregelt sein sollte
- Erfasste Organisationen, Personengruppen und Themen.
- Meldewege, Erreichbarkeit, Vertretung und Rückmeldungen.
- Vertraulichkeit, Freigaben und Umgang mit gesetzlichen Ausnahmen.
- Zuständigkeit für Folgemaßnahmen – auch bei Hinweisen gegen die Leitung.
- Datenschutz, Dokumentation, Zugriff und Löschung.
- Kosten, Berichte und regelmäßige Überprüfung des Verfahrens.