Mit Daten aus Meldungen sorgfältig umgehen
Ein Hinweis kann sensible Informationen über die meldende Person, beschuldigte Personen und unbeteiligte Dritte enthalten. Nicht jede Angabe gehört in jede Akte oder an jeden Empfänger.
Nur erforderliche Angaben verarbeiten
Schildern Sie konkrete Vorgänge und deren Zusammenhang mit der betroffenen Organisation. Wir prüfen, welche Angaben für die Bearbeitung erforderlich sind. Private Details ohne Bezug zum möglichen Verstoß sollten nicht erhoben oder weitergegeben werden. Beschuldigungen sind zunächst Hinweise, keine festgestellten Tatsachen.
Zugriff und Weitergabe begrenzen
Personenbezogene Informationen dürfen nur die Stellen erhalten, die sie für ihre jeweilige Aufgabe benötigen und erhalten dürfen. Identitätsangaben und der sachliche Inhalt einer Meldung sind dabei gesondert zu betrachten. Auch eine anonymisierte Zusammenfassung kann bei einem kleinen Personenkreis Rückschlüsse ermöglichen.
Wer datenschutzrechtlich verantwortlich ist und welche Empfänger beteiligt werden, hängt vom konkreten Auftrag und der tatsächlichen Aufgabenverteilung ab. Die Einschaltung einer Kanzlei bedeutet nicht automatisch eine Auftragsverarbeitung. Darüber informieren die für das jeweilige Meldeverfahren geltenden Datenschutzhinweise.
Dokumentation und Aufbewahrung
Für Dokumentationen nach dem HinSchG gilt grundsätzlich eine Löschfrist von drei Jahren nach Abschluss des Verfahrens. Eine längere Aufbewahrung kommt nur in Betracht, soweit sie zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen notwendig und verhältnismäßig ist. Daneben können für anwaltliche Handakten eigene Aufbewahrungspflichten gelten.
Auskunfts- und weitere Datenschutzrechte sind mit dem gesetzlichen Identitätsschutz, anwaltlichen Geheimnispflichten und den Rechten anderer Personen abzustimmen. Daraus folgt weder ein pauschaler Anspruch auf Offenlegung des Hinweisgebers noch ein allgemeiner Ausschluss von Betroffenenrechten.
Vor der Übermittlung von Unterlagen
Besprechen Sie mit uns, welche Dokumente erforderlich sind und auf welchem Weg sie übermittelt werden können. Verschaffen Sie sich keine Unterlagen durch eigenständige Straftaten. Bei Zweifeln klären wir zunächst, wie der vorhandene Sachverhalt beschrieben werden kann.