Externer Ombudsmann – und trotzdem interne Meldestelle?
Das ist kein Widerspruch. „Extern“ kann die Stellung der Kanzlei beschreiben; „intern“ bezeichnet im HinSchG die Zuordnung der Meldestelle zum Beschäftigungsgeber.
Redaktionell aktualisiert am 18. September 2026 · Redaktion: Rudolph Rechtsanwälte
Die persönliche Vertrauensstelle bleibt ein eigenes Konzept
Das klassische anwaltliche Ombudsmodell bietet eine Gesprächsperson außerhalb der Organisation. Sie nimmt Hinweise auf, stellt Rückfragen und bewertet deren rechtliche Bedeutung. Auftrag und Vertraulichkeit werden vertraglich geregelt. Dieses Modell bestand schon vor Einführung des HinSchG.
Gesetzliche Aufgaben kommen durch einen klaren Auftrag hinzu
Nach § 14 HinSchG kann ein Beschäftigungsgeber einen Dritten mit Aufgaben der internen Meldestelle betrauen. Übernimmt die Kanzlei diese Funktion, müssen etwa Prüfung, Folgemaßnahmen und Rückmeldung organisatorisch zugeordnet sein. Die Pflicht, einen Verstoß abzustellen, verbleibt bei der Organisation.
Eine anders vereinbarte Vertrauensstelle kann dagegen nur einzelne Aufgaben übernehmen. Dann muss insbesondere klar sein, wer das gesetzliche Meldeverfahren führt und wie Informationen dorthin gelangen. Die Bezeichnung „Ombudsmann“ allein sagt darüber noch nichts aus.
Drei Fragen, die die Information an Beschäftigte beantworten sollte
- Zuständigkeit: Für welche Organisationen, Personen und Themen ist die Anlaufstelle bestellt?
- Verfahren: Wer bestätigt den Eingang, bearbeitet den Hinweis und gibt Rückmeldung?
- Vertraulichkeit: Wer darf welche Informationen erhalten, und welche Grenzen bestehen?
Behördliche externe Meldestellen sind hiervon zu unterscheiden. Soweit das HinSchG anwendbar ist, besteht grundsätzlich die Wahl zwischen interner und zuständiger externer Meldung.
Ist ein externer Ombudsmann zugleich Compliance Officer?
Nicht automatisch. „Extern“ beschreibt zunächst die organisatorische Stellung außerhalb des Unternehmens. Der gesetzliche Begriff „interne Meldestelle“ beschreibt dagegen die Funktion des Meldewegs. Ein Compliance Officer kann weitere Aufgaben haben, etwa die Betreuung von Richtlinien, Risikoprüfungen oder Kontrollen. Welche Funktion tatsächlich übernommen wird, muss aus dem Auftrag und der Information an Beschäftigte erkennbar sein. Werden Aufgaben kombiniert, sind insbesondere Unabhängigkeit und Interessenkonflikte zu prüfen. Ein Hinweis auf Versäumnisse einer Person sollte nicht von dieser Person ohne wirksame Konfliktregelung in eigener Sache bearbeitet werden.
Berufsrechtliche Pflichten und Interessenkonflikte
Die berufsrechtlichen Fragen der Ombudsperson, von der Verschwiegenheit bis zum Schutz vor Beschlagnahme, behandelt Kapitel 3.11 des Skripts zum anwaltlichen Berufsrecht.