Was ist ein Ombudsmann?

Das Wort ombud (altnordisch: Vollmacht) bedeutet ursprünglich die Aufgabe einer Person, in einer Organisation oder in der Öffentlichkeit eine ungerechte Behandlung Einzelner zu verhindern. Daraus hat sich das schwedische Wort ombudsman entwickelt, welches „Vermittler“ bedeutet.
Im Deutschen hat sich der Begriff Ombudsmann (oder Ombudsfrau) vor allem zur Bezeichnung einer Person durchgesetzt, die als Ansprechpartner für Menschen zur Verfügung steht, deren Belange sonst wenig beachtet würden.

Immer mehr Organisationen und Institutionen richten einen Ombudsmann ein, beispielsweise im Bereich der öffentlichen Verwaltung oder dem Gesundheits­sektor. In Unternehmen werden Ombudsleute verstärkt zur Korruptionsaufklärung und Korruptionsbekämpfung eingesetzt.

Wer kann Hinweisgeber sein?

Hinweisgeber kann jeder sein, der Kenntnisse über Regelverstöße im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Unter­nehmens, hat. Dies werden in erster Linie Mitarbeiter sein. Es kommen aber auch beispielsweise Lieferanten, Auftragnehmer, Konkurrenten, Journalisten oder sogar staatliche Ermittlungsbehörden als Hinweisgeber in Betracht.

Was sind Regelverstöße?

Regelverstöße, zu deren Aufklärung und Vorbeugung der Ombudsmann zuständig ist, können Korruptionsdelikte (z.B. Bestechung, Vorteilsannahme, Bestechlichkeit im geschäftlichen Verkehr) oder allgemeine Wirtschaftsstraftaten (z.B. Betrug, Untreue) sein.

Der Ombudsmann ist auch zuständig für bestimmte Wettbewerbsverstöße (z.B. Submissionsbetrug, Preisabsprachen).

Nicht nur Hinweise auf Straftaten sind für das Unternehmen wichtig. Auf den ersten Blick ist es nicht leicht zu unterscheiden, ob beispielsweise ein ungewöhnliches Verhalten eines Lieferanten nur ein Einzelfall ist, oder ob ein allgemeiner Missstand dahinter steht.

Der Ombudsmann nimmt daher auch Hinweise entgegen, die für sich genommen nur ein Mosaiksteinchen sind. Häufig ergibt sich aus einem solchen Puzzlestück erst durch die Verbindung mit anderen Informationen ein einheitliches Bild.

Was kostet mich das?

Dem Hinweisgeber entstehen keine Kosten. Der Ombudsmann wird von dem Unter­nehmen bezahlt.

Wie wird die Vertraulichkeit gewährleistet?

Der Ombudsmann ist als Rechtsanwalt zum Schweigen verpflichtet und berechtigt. Informationen werden nur dann weitergegeben, wenn der Hinweisgeber einer Verwertung ausdrücklich zustimmt.

Informationen, die nicht durch den Hinweisgeber freigegeben werden, unterliegen der Vertraulichkeit. Weder das Unternehmen noch staatliche Ermittlungsbehörden (Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichte) werden davon erfahren. Ein Rechtsanwalt, der gegen seine berufliche Verschwiegenheitspflicht verstößt, macht sich gemäß § 203 StGB strafbar.

Wie nehme ich Kontakt zum Ombudsmann auf?

Sie können Rechtsanwalt Dr. Rudolph auf jede denkbare Weise (Telefon, Mail, Fax, Post usw.) kontaktieren. In der Regel wird es nach einer vorherigen Terminabsprache zu einem persönlichen Gespräch in den Kanzleiräumen kommen. In Einzelfällen ist auch ein Treffen außerhalb der Kanzleiräume möglich.

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail sollte bedacht werden, dass die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden kann.

Muss ich dem Ombudsmann meinen Namen verraten?

Nein. Der Ombudsmann nimmt auch anonyme Informationen entgegen. Ein persönliches Gespräch ist jedoch vorzugswürdig. So ist es dem Ombudsmann beispielsweise möglich, Rückfragen zu stellen. Gegen den Willen des Hinweisgebers wird der Ombudsmann jedoch niemals Dritten gegenüber den Namen preisgeben.

Was passiert mit den Informationen?

Informationen über strafrechtlich relevante Sachverhalte, die von Seiten eines Hin­weis­gebers freigegeben werden, leitet der Ombudsmann an ein unter­nehmensinternes Gremium (Compliance-Ausschuss) weiter.
Dort wird der Sachverhalt in einem geordneten Verfahren bewertet und die erforderlichen unternehmerischen Schritte mit der Geschäftsführung abgestimmt. Wenn sich die Hinweise auf ein strafbares Verhalten verdichten, erfolgt eine Strafanzeige durch das Unternehmen.

Soweit der Hinweisgeber einer Weitergabe von Informationen an das Unternehmen zugestimmt hat, so stellt dies zugleich eine Zustimmung zur Weiterleitung der Informationen an Dritte, insbesondere an Ermittlungsbehörden und Gerichte, dar.

Wird der Ombudsmann die Presse und die Polizei informieren?

Der Ombudsmann informiert nur das Unternehmen. Dort wird entschieden, ob beispielsweise die Presse oder staatliche Ermittlungsbehörden (Polizei, Staatsanwaltschaft) eingeschaltet werden.

Der Hinweisgeber hat gegenüber dem Ombudsmann und dem Unternehmen keinen Anspruch darauf, dass Informationen an andere Stellen als an das Unternehmen weitergeleitet werden.

Was passiert danach?

Nach Absprache mit dem Unternehmen wird der Ombudsmann den Hinweisgeber über den Stand interner oder externer Ermittlungen und Ergebnisse informieren. Ein Anspruch des Hinweisgebers auf bestimmte Informationen über den weitern Verlauf der Dinge besteht nicht.

Was darf der Ombudsmann im Unternehmen?

Der Ombudsmann gibt zu den jeweiligen Sachverhalten rechtliche Stellungnahmen ab, sowie Handlungs- bzw. Aufklärungsempfehlungen. Eigene Ermittlungsbefugnisse innerhalb des Unternehmens hat der Ombudsmann nicht.

Wenn es zu einer Strafanzeige durch das Unternehmen bzw. zur Einleitung sonstiger strafrechtlicher Maßnahmen kommt, steht der Ombudsmann nach Absprache mit dem Unternehmen im Einzelfall als An­sprech­partner für Ermittlungsbehörden und Gerichte bereit – in dem Umfang, in dem die Informationen durch den Hinweisgeber freigegeben wurden.

Wird der Ombudsmann mein Rechtsanwalt?

Nein. Der Ombudsmann vertritt das Unternehmen und ist von diesem beauftragt, die Vertraulichkeit des Hinweisgebers zu schützen. Der Ombudsmann wird kein Mandat des Hinweisgebers übernehmen.

Ein Hinweisgeber, der sich beispielsweise selbst strafbar gemacht hat, kann sich jederzeit einen eigenen Rechtsanwalt nehmen. Der Ombudsmann arbeitet dann mit dem Rechtsbeistand des Hinweisgebers zusammen.

Was ist Compliance?

Das Wort Compliance (englisch: Befolgung) bzw. Komplianz stammt ursprünglich aus der Medizin und bezeichnet die Einhaltung von medizinischen Regeln durch Patienten. Im wirtschaftlichen Bereich bedeutet es die Befolgung von Gesetzen und Richtlinien durch Unternehmen.
Compliance spielt heutzutage in allen größeren Unternehmen eine wichtige Rolle, da die Folgen für ein Unternehmen, das keine Vorsorgemaßnahmen trifft, gravierend sein können. In größeren Unternehmen werden sog. Compliance-Beauftragte oder Chief Compliance Officer (CCO) eingesetzt.
Verhaltensrichtlinien, die sich ein Unternehmen selbst gibt, haben nur dann Sinn, wenn sie nicht nur auf dem Papier stehen. Sie müssen auf allen Ebenen gelebt, überprüft und umgesetzt werden.

Der externe Ombudsmann ist ein Teil eines umfassenden Systems der Korruptionsprävention und der Korruptionsbekämpfung. Daneben informiert und berät der innerhalb des Unternehmens zuständige Comliance-Beauftragte zu Fragen des richtigen Verhaltens, beispielsweise darüber, wann Geschenke angenommen werden dürfen. Der interne Compliance-Beauftragte ist auch zuständig für die Ausarbeitung und Überwachung der Unternehmensrichtlinien zur Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität und Korruption.

Was ist ein Whistleblower?

Der Begriff Whistleblower bezeichnet im Englischen einen Pfeifenbläser – also eine Art Schiedsrichter, der Regelverstöße hörbar und sichtbar macht. Kurz gesagt: Jemand, der aufsteht, wo andere schweigen.

Bei Wikipedia werden folgende Charakteristika des Whistleblowing aufgeführt:

Brisante Enthüllungen

Selbstlose Motive

Alarm schlagen

Gefährdung der eigenen beruflichen Existenz

Whistleblower sind Menschen, die in einem Akt der Zivilcourage unlautere Machenschaften zur Sprache bringen. Nicht selten setzen sie ihren Arbeitsplatz und ihren Ruf aufs Spiel.

Der Ombudsmann gewährleistet, dass keine Nachteile für einen Hinweisgeber entstehen.

Für wen ist der Ombudsmann nicht da?

Der Ombudsmann ist keine allgemeine Beschwerdestelle. Für Themen wie Mobbing, sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz, Beförderung usw. stehen die betrieblichen Stellen zur Verfügung.